Gestão de tarefas sem sofrimento

Existem momentos na sua carreira e na vida que passamos os dias com a cabeça cheia de coisas para fazer, preocupados se vamos conseguir dar conta de tudo, e a cada dia que passa mais tarefas surgem. Com o tempo a quantidade de tarefas gera um sentimento de peso, de aflição, com seu coração começando a bater mais forte de preocupação!

Para essas situações você pode usar uma técnica muito simples que vai ajudar você e seu coração a ficarem em paz novamente. É a técnica Importância vs Urgência.

Importância vs Urgência

Essa técnica é simples porque só precisa de uma caneta, uma folha de papel, e alguns minutos do seu tempo. É uma forma de distribuir suas atividades que te ajuda a tomar a melhor decisão possível no seu momento atual.
Ela pode ser dividida em 4 partes:

 

1) Mental Dumping

Só essa primeira parte já vai te trazer muito alívio, porque você vai descarregar TUDO o que estiver na sua cabeça no momento, num formato de lista. Não se preocupe com a ordem das tarefas e não deixe nada para trás.
Depois da lista feita, enumere os itens para poder identificá-los mais tarde.

 

2) De zero à dez

Agora você vai se perguntar para cada item da lista:
de 0 à 10, qual a importância desse item?
E anote a resposta ao lado do item
de 0 à 10, qual a urgência desse item?
Anote a resposta ao lado do item.
Obs: se para você tudo é importante e/ou urgente, aguarde que vou escrever um artigo sobre isso em breve.

Ilustração de uma lista de tarefas

 

3) Colocar no Gráfico

Essa é a parte mais visual.
Desenhe um eixo X (Urgência) e Y (Importância), pontue os eixos de 0 à 10.
Em seguida coloque cada item da sua lista no gráfico de acordo com a posição XY (Urgência vs Importância). Indique cada tarefa com o número sequencial da lista.

Ilustração de distribuição de tarefas no gráfico

 

4) Análise

E agora vem a parte final: faça uma linha cortando a metade do gráfico nos pontos 5 e 5.

Surgem 4 quadrantes. Agora tome a ação devida de acordo com cada um:

• Faça Agora
• Anote (e se planeje para fazer num momento adequado)
• Delegue – Se não for possível delegar. Faça depois das tarefas do quadrante 1
• Descarte – Se não for possível. Essas são as últimas coisas a terem atenção

Para os itens que ficam na fronteira entre os quadrantes, você decide onde melhor eles se encaixam.

 

Conclusão

De uma forma rápida, você descarrega toda sua ansiedade e preocupação no papel de forma visual, decide o que precisa fazer no momento, e ganha tempo para poder rever suas prioridades.

Experimente essa técnica, e sinta o alívio de saber o que fazer em seguida!

 

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Eric Fer é Coach de Carreira e ajuda pessoas a alcançarem realização profissional.